Tilbage til Om os

Generalforsamling

Generalforsamling i Stop Madspild
Silkeborg d. 11 marts 2020

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning
  3. Godkendelse af årsregnskab
  4. Godkendelse af budget
  5. Arbejdsplan for den kommende periode
  6. Behandling af indkomne forslag
  7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
    Til bestyrelsen skal der vælges tre nye bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.  På valg er Kirsten Klitte og Walid. De modtager genvalg.
  8. Valg af revisorer. På valg er Allis Eriksen og Jytte Erfurt.
  9. Eventuelt

Bente bød velkommen til alle og foreslog at vi startede med en sang, som en kunde lavede til ”madspildsmiddagen” i 2019.

Ad1.

Erik Rode blev valgt som dirigent og Jytte Erfurt som referent.

Erik Rode gennemgik formalia og konstaterede at generalforsamlingen kunne afholdes.

 

Ad2.

Bestyrelsens beretning over aktiviteter i foreningen det forgangne år var delt rundt. Sven fremlagde den og afsluttede med at sige tak til alle de frivillige for stor stabilitet og ”frivillighed” til alle tider.

 

Kommentarer til beretningen:

En frivillig er blevet ekskluderet i Silkeborg, og Karsten Bo mente at det skulle have været kommunikeret ud i gruppen før beslutningen var blevet effektueret, og at den pågældende skulle have haft en advarsel først. Bente Fuglsbjerg svarede, at det sidste det ville bestyrelsen tage til efterretning.

Beretningen blev herefter vedtaget.

 

Ad 3.

Årsregnskabet blev delt rundt, og Bente gennemgik det.

Overskuddet for 2019 er på 34.759,30 kr.

Regnskabet blev godkendt af revisorerne d. 11/3 2019.

 

Kommentarer til regnskabet:

  • Karsten Bo ønskede at vide hvad beholdningen var lige nu? Bente: det er på 191.954,89 kr
  • Margit spurgte om det var nødvendigt, at en borgmester skulle have en gave for at komme og holde tale ved festmiddagen? Og behøvede drikkevarerne være gratis til festmiddagen? Hun mente det havde været bedre at bruge af overskuddet til ”julehjælp” og andet. Bente svarede at borgmesterens gave ikke kostede ret meget, gavebeløbet i regnskabet var hovedsageligt gået til eleverne på College 360. Kommentaren vedr. drikkevarer tages til efterretning.
  • Margit ville også gerne vide, hvad ”kasser til købmænd” var? Bente forklarede, at det er de plastkasser, de får til opbevaring af ”madspild”.
  • Johannes spurgte om ikke vi skulle have et nyt strandflag, så man kunne se, når vi er på stedet. Bente sagde, at flaget efterhånden kun bruges på Kejlstrupvej, men at der allerede var købt et nyt, som skal blive stående der. Det skal ikke med i bilen længere.

Jytte P nævnte, at når bilen holder ved udleveringen, kan man jo også se vi er der.

Derefter blev regnskabet godkendt.

Efterfølgende gennemgik Bente de udleverede statikker over antal kunder, mængden af varer og salget siden 2016:

  • Antallet af kunder stiger år for år
  • Antallet af kasser med varer tælles og bruges som mål for mængden af varer. Det er indsamlet 80 tons varer i alt det seneste år (Silkeborg og Kjellerup). I gennemsnit 1,5 tons pr uge.
  • Salget har en stigende tendens over hele perioden.

Ad 4.

Bente foreslog at udsætte gennemgang af budget til efter fremlæggelse af forslag, da bestyrelsen havde et forslag, som ville påvirke budgettet.

Se under punkt 5.

 

Ad 5.

Sven gennemgik arbejdsplanen for den kommende periode.

  • Til sommer vil der igen blive arrangeret en sommerudflugt for de frivillige. Turen går til Estrupgård, og denne gang med madpakker. (Efterfølgende planlagt til d. 21/6)
  • Der skal igen i år laves oplæg på skoler og uddannelsessteder
  • Vi skal have lavet en velkomstpjece for nye frivillige
  • Vi skal have lavet nye t-shirts/forklæder med logo til de frivillige.
  • En festmiddag for frivillige, kunder og leverandører. (Efterfølgende planlagt til d. 17/9).
  • Vi vil gerne minimere forbruget af plast. Lige nu bruger vi ca 4000 poser om ugen. Vi vil i perioden arbejde på at få det tal ned.
  • Bestyrelsen har et stort arbejde, og det kniber at få tid til det hele. Derfor foreslår bestyrelsen, at vi ansætter Anette Svarre i en flexjobstilling. Vi har brug for én der kan stå for hele administrationen, og udvikling af nye tiltag, lige nu halter det.

Herefter forlod Anette mødet, så hendes mulige ansættelse kunne diskuteres og alle kunne tale frit.

Bente startede ud med en begrundelse for, hvorfor bestyrelsen gerne ville ansætte Anette:

Bestyrelsen er overbebyrdet, vi er ikke trætte af arbejdet, men der er rigtig mange ting vi skal tage os af.  Hjemmesider, skoler, frivillige, vagtplaner, for slet ikke at tale om nye idéer. Desuden mangler vi IT-kompetence, og der er slet ikke tid til at være innovative. Anette stoppede som formand i november. Hun ville gerne fortsætte, men hun har ikke mere overskud til det eftersom hun er begyndt i flexjob. I bestyrelsen synes vi det er en god idé – Anette har alle de kvaliteter, som vi mangler.

Anette skal være ansat i 5 timer pr uge, og bl.a. lave det administrative arbejde, hjemmeside, vagtplaner, kontakter til skoler og købmænd mm.

Det vil komme til at koste ca. 40.000 kr pr. år.

Vi arbejder stadig på, hvordan det kan strikkes sammen, og det er endnu ikke helt sikkert, at det bliver til noget. Alt skal gøres rigtigt og være helt i orden.

Jytte E ville gerne vide om man havde kontaktet frivilligcentret i Odense, som har erfaring med ansættelse i frivilligforeninger og om foreningen i så fald skulle registreres i CVR-registret. Bente sagde, at frivilligcenter Odense var blevet kontaktet, og at deres jurister havde sagt at foreningen opfylder alle betingelser for, at vi kan ansætte Anette.

Jytte P mente ikke at IT-arbejdet og skolearbejdet behøvede at blive varetaget af én fra bestyrelsen. Den slags kunne varetages af en frivillig. Bente var enig i at vi skal inddrage så mange af de frivillige som muligt, det er vigtigt at man er med i kredsen. Men med IT-arbejdet er det smartest, at det varetages af én tæt på bestyrelsen, så der ikke skal bruges ekstra tid på kommunikation.

Jytte P erklærede, at hun var imod at ansætte nogen i en lønnet stilling, når alle andre er frivillige.

Allis spurgte hvor ”hurdlen” var? Bente forklarede, at det ligger hos jobcentret og hos forsikringen. Anette arbejder 10 timer om ugen i øjeblikket. Og desuden får hun udbetaling fra en livsforsikring. Problemet er timerne og forsikringen.

Olav syntes, at det var en rigtig god idé at ansætte Anette.

Margit nævnte, at det er rigtig vigtigt, at arbejdet foregår i en sammentømret kreds.

Erik Rode mente at arbejdet i bestyrelsen ikke bliver mindre, og at det er vigtigt med kontinuitet. Noget arbejde kan laves af bestyrelsen og andet kan laves af de frivillige. I det lys syntes han det er en god idé at ansætte Anette.

Birte sagde, at hun mente det var forkert at ansætte én i så lille en forening.

Jørgen spurgte om man kunne pille den del om Anette ud af den samlede arbejdsplan og så godkende den resterende plan? Efterfølgende kunne der så arbejdes videre med ansættelsen. Han var enig i, at der var brug for en samlende person i foreningen. Erik Rode (ordstyrer) sagde, at det er den samlede plan, der skal godkendes på bestyrelsesmødet, der kan ikke pilles noget ud.

Erik Rode (ordstyrer) ønskede at generalforsamlingen skulle give mandat til, at bestyrelsen måtte arbejde videre med idéen. Det er jo endnu ikke besluttet, hvordan og om Anette skal ansættes. Budgettet er jo også afhængig af arbejdsplanen. Han nævnte også, at Anette jo ikke vil blive en del af bestyrelsen, men en administrativ medarbejder, der skal ansættes til at udføre nogle opgaver.

Erik Rode (ordstyrer) spurgte om der var andre ting i arbejdsplanen, som skulle diskuteres?

Birte spurgte til om der var idéer til, hvordan vi kan minimere plastik? Sven svarede, at det var der ikke pt., men at det var noget der skulle arbejdes videre med.

Jørgen spurgte, om vi evt.  kunne spare ved at køre i privatbiler under udflugten i stedet for bus? Og Jens spurgte om det var godt nok med madpakker til udflugten, og om det ikke var meningen, at vi skulle have en god middag. Bente sagde, at den kommende bestyrelse kommer til at tage stilling til kørsel i egne biler under udflugten, og om det bliver med madpakker. Men synspunkterne er noteret.

 

Der var ikke flere kommentarer.

Erik Rode (ordstyrer) bad generalforsamlingen stemme arbejdsplanen igennem, og så lade bestyrelsen arbejde videre med planen om at ansætte Anette. Det er hele arbejdsplanen, der skal stemmes om.

 

Arbejdsplanen blev godkendt med 23 stemmer for, 3 stemmer imod og 2 undlod at stemme.

 

Efter godkendelse af arbejdsplanen gennemgik Bente det udleverede budget for 2020. De afsatte 18.000 til festmiddagen i 2020 blev gennemgået ligesom de 40.000 kr der var afsat til ansættelse af Anette og udgifterne til den nye bil.

Der var ingen opfølgende spørgsmål og budgettet blev vedtaget.

 

Ad 6.

Der var indkommet et forslag fra Flemming Boysen om, at alle frivillige skal underskrive en erklæring om, at man er ”økonomisk trængt” for at kunne handle, og at frivillige skal registrere sig som enten kunde eller frivillig.

Flemming Boysen fremlagde forslaget og forklarede, at han mener, der skal klarere retningslinjer til for at sikre, at maden går til ubemidlede. Også i forhold til vores leverandører vil det være godt at kunne udmelde klarere retningslinjer.
Forslaget blev diskuteret, og mange synspunkter blev lagt frem. En del var imod, at frivillige skulle erklære sig som økonomisk trængte, mens det samme ikke bliver forlangt af kunderne. Til sidst trak Flemming forslaget tilbage, idét han opfordrede til at bestyrelsen tydeligt tilkendegiver hensigten overfor de frivillige.

Ad 7.
Kjellerup-afdelingen har valgt ny repræsentant i bestyrelsen, og Jens Larsen blev budt velkommen i bestyrelsen. Kjellerup har valgt Jytte Petersen som suppleant.
Der skal vælges tre nye medlemmer til bestyrelsen, som sidder i 2 år. Desuden skal der vælges 2 suppleanter som sidder i ét år.
Kirsten Klitte (nuværende suppleant) vil gerne modtage valg som medlem af bestyrelsen.
Walid vil gerne modtage genvalg som suppleant.
Der var forslag om Allis Eriksen, Lis Jensen og Erik Rode som medlemmer af bestyrelsen.
Med Kirsten Klitte (som ikke var til stede) blev det til i alt 4 opstillede, men kun tre pladser i bestyrelsen. Allis og Lis stillede sig begge tilfredse med at være suppleant, men Erik Rode argumenterede for at lade bestyrelsen selv beslutte, hvem af de fire, der skulle være suppleant. Og det blev besluttet på den måde.

Ad 8.
Som kritiske revisorer blev valgt Jørgen Nærum og Jytte Erfurt.

Ad 9.
Ole foreslog ved aflæsning at undlade at sætte kasser på rullebordenes nederste hyller for at skåne ryggen.

Efter nogle få afsluttende bemærkninger blev der sagt ”tak for nu”.

Referent: Jytte Erfurt
Dirigent: Erik Rohde

 

– – – – – – – – – – – – – – – 

Generalforsamling i Stop Madspild Silkeborg
d. 19 marts 2019

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning
  3. Godkendelse af årsregnskab
  4. Godkendelse af budget
  5. Arbejdsplan for den kommende periode
  6. Behandling af indkomne forslag
  7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
    Fra bestyrelsen er Bente Fuglsbjerg, Sven Pedersen og Merete Fenger på valg. De modtager alle gerne genvalg.
    Derudover skal vi vælge to suppleanter. Basheer Alkaterji modtager gerne genvalg.
  8. Valg af revisor
  9. Eventuelt

Formanden, Anette Svarre bød velkommen til alle, og specielt til Mikael Hasle fra bestyrelsen, som er ved at være ovenpå efter længere tids sygdom.

Ad1.

Kirsten Gammelgaard blev valgt som dirigent og Jytte Erfurt som referent.

Ad2.

Arrangementer m.v. i foreningen i perioden marts 2018 – marts 2019 :

  • Forår 2018 får Silkeborg endelig faste lokaler til uddelingen
  • Forår 2018, besøg af 7 studerende fra Ikast Seminarium. Det resulterede i 2 flotte reklamefilm, som kan ses på foreningens hjemmeside
  • I maj afholdt Kjellerup-afdelingen torvedag i Kjellerup
  • Bestyrelsen gør en kæmpeindsats for at hverve flere frivillige: annoncer, Silkeborg Radio, mange opslag i byens foreninger
  • Silkeborg-afdelingen starter op med intromøder for nye frivillige i forbindelse med de månedlige frivilligmøder
  • I juni er der sommerudflugt til Hjerl Hede for alle frivillige i foreningen incl. familie.
  • I sommeren 2018 kan Silkeborg-afdelingen fejre kunde nr. 10.000 med blomster og gavekort. Avisen kom forbi i den anledning.
  • I samme periode nåede vi op på ”følger” nr. 1.000 på facebook.
  • I august fejrede Kjellerup-afdelingen 1 års fødselsdag med spisning.
  • I september arrangerede Silkeborg-afdelingen i samarbejde med College 360 årets store festmiddag for alle frivillige, kunder og leverandører.
  • I september får Kjellerup-afdelingen besøg af TV MidtVest, som vil lave en temaudsendelse om madspild.
  • Efterår 2018 udarbejder bestyrelsen retningslinjer for udlevering af mad
  • Foreningen modtager puljemidler på 15.000 kr. til gavn for foreningens frivillige.
  • I oktober arrangerer Kjellerup-afdelingen udflugt for alle frivillige til ”kagespisning” på Borbjerg Mølle
  • Bestyrelsen udsender skrivelse vedr. persondataforordning
  • Forår 2019, bestyrelsen udsender orientering om foreningen og foreningens formål til 25 skoler i kommunen
  • Februar 2019, oplæg om madspild for kokkeelever på College 360
  • Forår 2019 besøg af elever fra flere skoler
  • Marts 2019, oplæg i kulturhuset.
  • Der er i perioden indgået samarbejde med 4 nye købmænd: Rema1000 i Kjellerup, Netto Borgergade Silkeborg, Rema1000 i Sydbyen Silkeborg, Spar-købmand i Kragelund
  • Foreningen har nu ca. 110 frivillige
  • Leje af bilen er fornyet med Bilernes Hus, og samarbejdet ser umiddelbart lovende ud for fremtiden

Bente Fuglsbjerg fortalte at der havde været en kontrovers i bestyrelsen, som havde fået Merete Fenger til at forlade bestyrelsen lige inden generalforsamlingen.

Jørn ville gerne vide, om Merete var blevet ekskluderet fra foreningen. Merete havde modtaget flere mails fra bestyrelsen med ordene ”hvis du vender tilbage”.

Jørgen Nørum henledte opmærksomheden på Meretes eget opslag i facebookgruppen, hvor hun havde skrevet ”…måske vender jeg tilbage som frivillig”.  Bente forklarede, at bestyrelsen gerne ville have en snak med Merete for at rede trådene ud.

Kirsten Klitte spurgte, om der ikke kunne udsendes referat fra bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen lovede at se på, hvordan referaterne kunne offentliggøres.

På forespørgsel om flere leverandører forklarede Annette, at Lidl nok var den sidste mulighed som ikke er helt lukket.

Ad 3.

Årsregnskabet blev delt rundt, og Bente Fuglsbjerg gennemgik det.

Overskuddet for 2018 er på ca 90.000 kr.

Bente nævnte, at vi jo ikke skal puge penge sammen, så derfor har bestyrelsen indsendt et forslag til generalforsamlingen, som vil blive behandlet under punkt 6.

Efter lidt opklarende spørgsmål blev regnskabet godkendt.

Ad 4.

Budgettet for 2019 blev delt rundt, hvorefter Bente gennemgik det.

Der er ikke de store overraskelser. Det ligner årsregnskabet fra 2018.

Budgettet blev godkendt.

Ad 5.

Anette gennemgik arbejdsplanen for den kommende periode.

Foreningen vil fortsætte i 2019 med udlevering 3 dage i Silkeborg og 2 dage i Kjellerup.

Til sommer vil der igen blive arrangeret en sommerudflugt for de frivillige.

Desuden er der middag for frivillige, kunder og leverandører i efteråret.

Bestyrelsen vil desuden afholde en intern workshop for at få tid til en mere uddybende snak om visioner mm.

Bestyrelsen vil også gerne arbejde lidt mere med miljøvenlighed, f.eks. ved sortering af affald og brug af mere miljøvenlige plastposer.

Arbejdsplanen blev godkendt.

Ad 6.

Der var indkommet et forslag fra bestyrelsen om enkelte præciseringer i vedtægterne, og en ændring, der tillader at bestyrelsen at støtte foreninger eller enkeltpersoner med engangsbidrag.

Vedtægtsændringerne blev vedtaget.

Ad 7.

På valg er bestyrelsesmedlemmerne Bente Fuglsbjerg, Sven Petersen og Merete Fenger.

Bente og Sven blev genvalgt, mens Merete ikke ønskede genvalg.

To nye suppleanter blev valgt: Kirsten Klitte og Khalid Hussain.

Ad 8.

Som kritiske revisorer blev valgt Allis Eriksen og Jytte Erfurt.

Ad 9.

Fremover vil man også i Silkeborg registrere antallet af indsamlede kasser med mad ligesom i Kjellerup. På forespørgsel tilbød Bente også at holde styr på det indsamlede antal kasser for Kjellerup.

Karen Dehn roste bestyrelsen og takkede for det store arbejde.